일본 취업 활동을 하면, 일본 업체의 담당자와 이메일을 주고받는 일이 생기게 됩니다. 외국인이기 때문에 특별히 신경쓰지는 않지만, 예의에 어긋나는 메일을 보내게 될경우, 면접에 통과하지 못하는 경우도 종종 있습니다.
이번엔 이메일 작성시의 예절에 관해서 소개합니다.
목차
취업 활동시 이메일 예절
답신은 24시간 이내
이메일은 24시간 이내에 답신을 보내는 것이 예의입니다. 그중에서도 특히, 면접 일정에 관한 내용은 더 빨리 답신을 보내는 것이 좋습니다. 기업측에서도 담당자가 일정 조정을 해야하기 때문에, 답변을 너무 늦게 보내면, 상대방에 대한 배려를 모르는 사람이라는 인상이 생길수 있습니다.
이메일은 삭제하지 마세요
기업 담당자와 연락을 했었던 메일(보낸메일, 받은메일 모두)은 절대 지우지 마세요. 어떤식의 대화가 오갔는지 파악이 힘들어 집니다. 메일을 보냈었던걸 증명해야 하는 경우가 발생하기도 하니, 반드시 저장해 두시기 바랍니다.
메일 제목은 [용건, 학교명, 성명]
메일 제목은 [용건, 학교명, 성명]을 적으세요. 용건은 [新卒採用の応募に関して] 라던지, [〇月〇日〇〇時からの面接に関して] 등 상황에 맞춰서 적으시면 됩니다. 학교명과 성명은 [〇〇大学★★★] 처럼 간단히 적으시면 됩니다.
답신 메일의 제목은 변경하지 마세요(Re: 도 지우지 마세요)
답신 메일이라는걸 알기 쉽게 하기 위해, 제목은 변경하지 않는게 좋습니다. 기업 담당자 입장에선, 수십명의 학생들과 연락을 주고 받기 때문에, 제목을 변경할 경우 이전 내용을 다시 찾아봐야 하는 등, 업무량이 늘어납니다.
이메일의 구성
취업 활동을 떠나서, 일본에서 비지니스용 메일을 보낼때는 거의 비슷한 구조를 사용합니다. 일반적으로 아래와 같은 구조입니다.
- 받는 사람
- 용건
- 인사 및 본인 소개
- 본문
- 서명
받는사람은, 회사명과 담당자명을 적으면 됩니다.
株式会社○○○○○○ △△ 様
용건은, 메일 제목을 적어도 되고, 메일 제목에 대한 용건이라는 의미를 적어도 상관없습니다.
2019年11月20日面接時間の確認 ○○大学 △△△
혹은, 메일 제목을 위처럼 쓴 경우에는
表題の件です。
등을 적으시면 됩니다.
인사 및 본인 소개는, 아래처럼 적으시면 됩니다.
お世話になっております。
○○大学 △△△です。
본문에는, 필요한 요건을 간결하고 알기 쉽게 적으시면 됩니다.
서명은, 학교, 학과, 성명, 전호번호, 이메일주소 등을 적으시면 됩니다.
○○大学コンピューター工学部
△△△
携帯電話：010-1234-5678
E-Mail：XXXXX@yyy.com
취업 활동시 이메일 예절의 기본
꼭 취업 활동시의 이메일 예절이라고 하기보단, 일본에서 비지니스 메일을 보낼때, 기본적인 내용이라고 생각하시면 됩니다.
서두에 결론을 적으세요
결론을 먼저 적는게 비지니스 메일의 기본적인 예의입니다. 가능한 빨리 결론을 먼저 말하도록 적으시고, 필요없는 설명이나 돌려말하기 등을 하지 않도록 주의하시기 바랍니다.
한 문장을 너무 길게 쓰지 마세요
문장의 길이를 읽기 편하도록 적당하게 적으세요. 한문단에 3,40자 정도를 의식해 가면서 쓴다던지 해서, 기업 담당자가 읽기 편하도록 연구를 하시면 됩니다.
취업 활동용 이메일 주소를 작성
취업 활동에만 사용할 이메일 주소를 만드는 것이 좋습니다. 이유는 간단합니다. 관리가 편하기 때문이죠.
이메일 주소는 PC용으로 만드세요. 휴대폰용 이메일 주소로 만들 경우, 상식적이지 못하다고 판단하는 경우가 있습니다.
아, 그리고 한가지 더 말씀드리면, 이메일 주소를 연예인 이름이나, 본인이 좋아하는 밴드 이름으로 하는건 굉장히 안좋은 인상을 줄수 있습니다.