여기서는 당연하다고 생각하는 기본(인사, 본문, 맺음말까지의 이론)은 생략하고 IT업계에서 꼭 신경 써야 할 점을 중심으로 해설하겠습니다.
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기본
・제목에 어떤 메일인지 알기 쉽게
IT업계는 거래처와 위성 사무소, 자택근무자와의 메일 송수신이 빈번합니다. 이 때 프로젝트가 급박한 경우 “필요한 메일만 체크한다”는 사람도 있습니다. 메일 수신함에 늘어선 메일 제목으로 읽을 메일의 우선순위를 정하는 사람이 많습니다.
이때는 메일 제목으로 승부해야 합니다. 동일한 내용이라도 “오프쇼어 개발의 건”과 “대련 오피스 코로나 바이러스 대책의 실정”이란 제목을 비교해보면 둘 중 어느 메일을 읽어 줄지 누구나 알 수 있습니다.
・너무 긴 문장은 읽기 어렵다
바쁜 사람들은 메일을 속독합니다. 이럴 때 짜증을 유발하는 것은 장황한 메일입니다. 하나의 주어에 복수의 술어가 늘어서 있는 문장은 피하도록 합니다.
읽기 쉬운 문장은, 의미가 합치되는 문장 단위로 줄을 바꾸고 단락의 문장들을 짧게 해야 합니다. 단락간에 스페이스를 넣으면 보기 쉽습니다.
・첨부 자료에서 신경 써야 할 점
IT업계는 다른 업계보다 첨부파일이 많습니다. 첨부파일이 바이러스에 감염됐는지 체크해 주세요. 감염된 파일을 이용하거나, 사외 혹은 거래처 네트워크 환경에 문제가 생길 수 있습니다.
첨부 파일의 용량이 크면 송신이 안 되는 경우도 있습니다. 송신하기 전에 압축하거나 대용량인 경우 전송 서비스를 이용하도록 합니다.
・송신 전에는 집중하기
메일을 잘못 송신하는 것은 치명적인 상황을 초래합니다. 수신처는 틀리지 않았는지, 수신 인원에 누락은 없는지, 필요 없는 사람이 포함됐는지, 첨부 자료는 틀리지 않았는지를 송신 버튼을 누르기 전에 긴장감을 가지고 확인 및 수정 합시다.
응용편
・쉬운 이해를 위한 궁리
메일 제목의 제일 처음에 그 메일의 취지를 알려 상대방을 배려합시다. 【의뢰】【질문】【보고】【감사】등으로…
・액션을 취하게 하기 위한 궁리
순서를 정하여 무언가를 부탁하는 경우, 각 의뢰 사항에 숫자를 붙입시다.
①RFP를 적기
②복수 협력회사에 제안의뢰를 송신
③제안을 받으면 비교
④발주처를 정하기
복수의 의뢰 사항을 분류해 순서가 없는 경우, 중요한 점을 나열하고 목차를 작성하면 읽기 쉽습니다.
・최대한 애매하지 않도록
상대를 너무 배려한 나머지, 말하고 싶은 것을 말하지 못하는 것이 일본인의 특성입니다. 이과 출신이 많은 IT업계는 애매한 것을 싫어하는 사람이 많습니다.
“개발생산성이 약간 올랐습니다”가 아닌 “개발생산성이 전년대비 103%인 상황입니다”가 올바른 표현입니다. 일의 대소와 우열은 작성자의 감성을 배제하고 예산대비, 과거실적대비 등 객관적인 기준치를 베이스로 표현해 주세요.
・오탈자 체크
오탈자가 없는지 검토하여 송신하는 것이 기본입니다. 특히 장문인 경우, 자신이 체크해도 오탈자를 놓치는 경우도 있습니다. 특히 중요한 상대에게 보내는 메일은 다음과 같이 검토할 것을 추천합니다.
메일 문장을 일단 워드에 붙여 넣고 맞춤법 검사를 이용합니다. 워드에는 검토라는 기능이 있어 “맞춤법 체크와 문장 교정” 버튼을 누르면 오탈자와 문장의 적절성에 대해 표시 됩니다. 한번 시험해보세요.