일을 시작하면 직장에서 지급하는 물품이 있습니다. 또한 직장에서 모두와 이용하는 비품도 있습니다. 일에 도움이 되는 물건을 스스로 준비하는 경우도 있을 겁니다. 실수로 개인 물건과 회사 물건을 똑같이 취급하는 경우가 있을 것입니다. 그러나 공과 사는 구분할 필요가 있습니다.
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일을 위해 지급되는 물품은 일을 위해 사용
필기구나 포스트잇 등의 문방구는 필요한 만큼 요청하면 받을 수 있으며, 회사의 문방구 캐비닛에서 관리하는 경우가 많습니다. 어디까지나 일을 위해 사용하는 물품입니다. 마음대로 집에 가져가면 횡령과 같습니다. 지급품이나 비품을 사유화하지 않도록 합시다.
또한 비품을 자신의 자리에 두는 사람도 있습니다만, 이는 주위 사람에게 불편을 끼치는 행위입니다. 원래 자리로 돌려놓고 사용하도록 합시다.
회사 설비는 일을 위해 사용
요즘 직장은 컴퓨터가 필수입니다. 한사람당 한대인 곳도 많습니다. 서류나 자료를 작성하거나 업무 시스템을 작동시키고, 메일을 주고받고 Web회의 등에도 사용합니다. 통상적으로 인터넷 회선에 연결되어 있습니다. 쉬는 시간 등에 사적으로 이용하는 사람이 있습니다. 이도 일종의 횡령입니다.
회사는 인터넷 회선을 관리하고 로그를 기록하고 있습니다. 접속 이력으로 언제・누가・어떤 사이트를 이용했는지 모두 기록에 남습니다. 메일에 대해서도 누가 어디에 송신했는지 알 수 있습니다. 회사 자산이므로 사적이용은 허용되지 않습니다. 바이러스 등에 감염되는 경우, 가장 먼저 의심받게 됩니다.
소모품이 아니므로 양이 줄거나 하는 것이 눈에 보이지 않아 방심하고 사용하는 경우가 있습니다. 개인적인 통신은 쉬는 시간에 자신의 스마트폰으로 사용하도록 구분 지읍시다.
개인 물건을 일에 사용하지 않도록
컴퓨터 뿐만 아니라 외근이 많은 직종은 스마트폰 혹은 태블릿PC를 지급받는 경우도 있습니다. 이러한 기기를 회사에 놓고 나온 경우, 개인 스마트폰으로 대용해서는 안서는 안됩니다. 업무용 메일을 보내거나 참고 사진을 찍을 때 회사 자산 이외의 물건이 찍히게 되어 정보 누출로 간주되는 경우도 있습니다.
회사 물건을 사유화 하는 것 뿐만 아니라 개인 물건을 업무에 사용하는 것도 삼가도록 합시다.
업무상 정보는 발설하지 않도록
업무 중에 익히게 된 스킬의 경우, 자신의 것이 됩니다. 외국 거래처와 업무적 교섭, 효과적인 프레젠테이션, 알기 쉬운 자료 작성 등의 스킬은 스스로 획득한 것입니다.
그러나 습득한 업무적 정보는 자신의 것이 아닙니다. 따라서 기밀유지 의무가 생깁니다. 개발중인 신제품, 시스템 트러블, 회사 이전 등 업무 중에 얻은 정보는 회사에서 대여한 비품과 동일합니다. 식사 자리나 회식에서 가볍게 친구에게 말해서는 안됩니다.
마무리
회사 물건과 개인 물건, 확실하게 공사를 구분하도록 합니다. 회사 책상 주변에 불필요한 개인 물건이 넘치는 사람은 일 처리도 깔끔하지 못할 가능성이 큽니다. 업무에 대한 의식을 높이도록 합시다.