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메일 주고 받기
・장황한 메일도 좋지 않지만 설명이 충분치 못해도 좋지 않다
바쁜 상대에게 장황한 메일을 보내는 것은 매너 위반입니다. 그러나 사내 메일이 아니라 상대가 거래처라면 다릅니다. 여기서는 최소한의 ①인사와 자기소개, ②본문, ③맺음말의 패턴을 지키는 것이 무난합니다.
그렇다고 교과서적인 예문을 매번 같은 사람에게 보내는 것은 센스가 없어 보입니다. ①과 ③에 “당신에게만”“이번만”등의 독특한 자신만의 문장을 첨부하는 것으로 상대는 당신에게 호의적이 될 것입니다.
【나쁜 예】
“①항상 신세지고 있습니다. <본문> ③이상, 잘 부탁드립니다.”
【좋은 예】
“①항상 신세지고 있습니다. 사토 님을 만나 뵙고 한 달이 지났습니다.
<본문>
③업계에서도 다들 신경 쓰고 있지만, 코로나에는 정말 난처한 상황입니다. 부디 건강에 유의하시고 이번 프로젝트를 완수할 수 있으면 좋겠습니다. 잘 부탁 드립니다.”
・ 티 내지 않고 배려를
상대가 키맨이거나 높은 포지션의 사람인 경우, 수신 메일의 양은 엄청날 것입니다. 상대가 과거 주고 받은 메일을 전부 기억하고 있을 것이라 생각하지 마세요. “음… 무슨 건이었죠?” 등과 같은 상황을 만들지 않도록 필요에 따라 티 나지 않게 과거 메일 내용(경위)를 첨부해두는 것도 매너라고 할 수 있습니다.
【나쁜 예】
“그럼 당사의 희망 단가에 대해서는…”
【좋은 예】
“그럼 지난 달 사토 님이 당사 상위 공장에 SE단가 조정을 희망하신 건에 대해 검토한 결과…”
또한, 메일을 계속 주고받을 경우, “RE:”가 반복되어 메일 내용과 메일 제목의 괴리가 발생하는 케이스도 종종 있습니다. 메일을 주고받는 당시에는 문제없지만, 수개월이 지나고 용무가 생겨 메일을 다시 검토할 때 이미 재확인한 메일인지 아닌지 제목만으로는 식별하기 어렵게 되는 경우가 있습니다.
이러한 일을 방지하기 위해 신규 메일을 작성할 때는 제목을 그 상황에 맞도록 수정하는 것이 좋을 것입니다.
【나쁜 예】
“RE: Python을 사용할 수 있는 SE는 있나요?”
【좋은 예】
“인공지능에 관한 당사의 방침→ RE: Python을 사용할 수 있는 SE는 있나요?”
면담시
발주자 입장이라면 무의식적으로 거만한 태도를 보이는 경우가 있습니다. 어느 정도 연륜이 있는 사람에게는 주변에서 그런 태도를 지적하지 않습니다. 자신의 행동이 거만하지는 않은지(그럴 생각이 없어도 거만하게 비춰지는지) 신경 쓰도록 합니다.
・몇 번이나 만난 사람의 이름과 얼굴을 기억 못하는 것(고부가가치 제안을 받지 못하게 됩니다.)
・팔짱이나 빈번한 다리 꼬기(상대를 거부하는 포즈로 비춰집니다.)
・버릇없는 태도나 반말(아주 친한 상대가 아니면 하지 말아야 합니다.)
・목소리를 위협적으로 하거나, 일방적으로 상대의 말을 끊는 것(불만을 표출하는 더 좋은 방법이 있을 것입니다.)
교섭시
교섭은 부탁이 아닙니다. 비즈니스의 기본은 가치의 교환입니다. 무언가 제시하거나 양보하는 대신 무언가를 얻는 것이 원칙입니다. 각각의 안건에서 WIN－WIN 할 수 있도록 노력한다면 안정적이며 특별한 파트너 관계가 구축될 것입니다. 혹시 교섭 중에 원했던 조건이 100% 충족되는 경우, “정말 이걸로 괜찮은 건가?”라고 자문해 보는 게 좋을 것입니다.