매일같이 비즈니스 현장에서 송수신되는 메일. 이해하기 쉬운 메일과 몇 번을 읽어도 이해하기 어려운 메일이 있습니다. 이해하기 쉽다고 느끼는 메일에는 몇 가지 공통점이 있습니다. 이제부터 작성하실 메일의 스킬업을 위해 다음을 인지해 둡시다.
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적절한 위치에서 행을 바꿈
행을 바꾸지 않고 계속 써 내려간 메일을 종종 볼 수 있습니다. 스마트폰으로 정보 교환을 하는 경우 화면이 작아 행을 바꾸지 않는 경우가 대부분입니다. 비즈니스 상에서도 태블릿PC와 스마트폰을 자주 사용합니다만 이메일은 주로 PC에서 확인합니다. 구구절절 옆으로 이어 적으면 읽기가 힘듭니다. 일반적으로 이메일 프로그램들은 30글자에서 행을 바꾸는 설정이 있습니다. 이 정도의 폭이면 목을 돌리지 않고도 눈으로만 읽는 것이 가능합니다.
너무 길지 않은 선에서 행을 바꾸도록 합시다.
한 문장은 1.5행 정도로
1.5행 정도가 속독으로도 이해하기 쉽습니다. 너무 길면 다시 읽고 내용을 파악해야 하는 경우도 있습니다. 긴 문장은 서론과 역설(모순)이 존재할 수 있어 정돈되지 않은 문장일 가능성이 높습니다. 메일은 말과는 다릅니다. 요점을 정리하여 간결하고 오해 없도록 적혀 있는지 확인하도록 합시다.
단락별로 행을 바꿈
빈틈없이 길게 이어지는 문장은 매우 읽기 어렵습니다. 설명이 길어지는 경우 5행에 한번씩 행을 바꾸도록 합니다. 즉 5행 정도에 1단락이 되도록 전달할 내용을 정리하여 적습니다. 지리멸렬한 설명을 메일로 전달하기란 어렵습니다. 이미지・도표를 사용한 첨부파일을 추가하거나 직접 만나서 얘기하는 등의 다른 전달 방식을 생각합시다.
항목별로 나눠 적기
상대에게 복수의 정보를 전달・확인할 때 혹은 전달하고 싶은 요점이 다수 존재할 때 항목별로 나눠 적기를 이용하면 보기 쉽게 정리됩니다. 경어에 집착하여 하나씩 문의하는 것보다 ”다음의 3가지를 공지합니다”와 같이 항목별로 3가지 설명하면 상대방의 답장 또한 간결하게 적을 수 있습니다.
이름은 복사・붙여넣기
상대방 이름을 틀리지 않기 위함입니다. 이름을 틀리는 일은 생각보다 자주 있습니다. 伊藤(이토)와 伊東(이토), 河合(카와이)와 川井(카와이) 등의 변환 미스 등이 그렇습니다. 수신한 당사자는 바로 알아보고 언짢을 수 있습니다. 답장인 경우, 서명 등에서 복사하는 것을 습관화합시다. 그러면 틀리는 경우는 없을 것입니다.
단어등록을 활용
빈번히 이용하는 상용어구는 줄임말로 단어등록을 하면 편리합니다. “よろしくお願いいたします”를 “よろ“로 등록하면 시간을 단축할 수 있습니다.
메일은 기록이 남는다
메일은 증거로서 흔적을 남깁니다. 불확실한 내용이나 정보는 적어서는 안됩니다. 우선 상대에게 사전 연락을 하고 싶은 경우는 전화로 하는 것이 좋습니다.
마무리
이해하기 쉬운 메일은 상대방의 입장에 서서 작성하는 메일입니다. 상대방이 읽기 쉬운 “형식”이며 이해하기 쉬운 표현인지, 그리고 반드시 검토하여 오탈자를 체크하고 송신하도록 합시다.