비즈니스에서 처음 만나는 분과 명함 교환을 합니다. 익숙하지 않아 긴장되지만 중요 포인트를 인식하고 있으면 실례 없이 대응 가능합니다. 사전 준비부터 교환 후에도 도움이 될 내용을 순차적으로 설명하겠습니다.

목록

• 명함 지갑과 기재내용 확인
• 명함을 받을 때는 양손이 기본
• 여러 사람과 동시에 명함을 교환하는 경우
• 수령한 명함의 취급
• 명함을 지참하지 않은 경우 또는 갑작스러운 상황으로 꺼내지 못할 때
• 회의 종료 후

명함 지갑과 기재내용 확인

사용하기 쉬운 명한 지갑을 준비합시다. 자신의 손에 익숙하고 명함을 넣고 빼기가 쉬운 것을 고릅시다. 자신의 명함과 받은 명함을 분리하여 수납할 수 있는 것이 좋습니다. 회사에서 자신의 명함을 수령하면 반드시 부서・이름・전화번호 등을 확인합시다. 혹시 틀린 경우엔 수정을 의뢰하고 새로운 명함을 받기까지는 기존 명함을 정정하여 사용하도록 합시다. 명함 지갑을 깜빡 잊고 지참하지 않는 경우도 있습니다. 반드시 스마트 폰 케이스나 지갑 등에 여분을 가지고 다니면 도움이 됩니다.

명함을 받을 때는 양손이 기본

명함을 주는 경우도 받는 경우도 기본적으로 양손입니다. 상대의 이름을 받는 행위이므로 정중하게 행동하도록 노력합시다.
자신의 명함을 건네는 경우, 명함 케이스 위에 상대방이 읽을 수 있는 방향으로 한 장을 올려놓고 양손으로 건넵니다. 이때 “xx주식회사 yy부 zz입니다”와 같이 본명을 말하고 오른 손으로 건넵니다. 상대방이 같은 방법으로 명함을 건네면 왼손으로 받고 바로 양손으로 고쳐 잡아 이름을 확인합니다. 한자를 못 읽는 경우는 “좀처럼 보기 힘든 성함이시네요. 어떻게 읽으면 되나요?”라고 말해 확인을 합니다. 첫 대면인 경우 이름을 묻는 것은 부끄러운 일이 아닙니다.

여러 사람과 동시에 명함을 교환하는 경우

교환할 인원보다 넉넉하게 명함을 꺼내 한 사람 한 사람 건넵니다. 받은 명함은 명함 지갑과 손으로 감싸 쥐도록 합니다. 기본적으로 윗사람부터 교환하지만, 서 있는 위치 등으로 어려운 경우가 있습니다. 이런 경우 자신의 상사의 움직임에 맞추도록 합니다.

수령한 명함의 취급

명함 교환 후, 회의로 이어지는 경우가 많습니다. 받은 명함은 명함 지갑 위에 놀려 놓고 테이블 위에 꺼내 둡니다. 상대방이 여러 명인 경우, 착석한 위치와 같도록 자신 앞의 테이블에 올려 놓으면 말을 걸거나 질문할 경우에 이름을 잘못 부르지 않도록 예방할 수 있습니다.

명함을 지참하지 않은 경우 또는 갑작스러운 상황으로 꺼내지 못할 때

명함을 지참하지 않은 경우, 망설이지 않고 “공교롭게 명함이 떨어졌네요. 죄송합니다.”라고 사과하고 이름을 말합니다. 명함을 바로 꺼내지 못하는 경우, 우선 명함을 받고 자신의 이름을 말하고 어느 정도 분위기가 안정되면 “방금 전에는 실례했습니다”라고 말하며 명함을 건네면 문제 없습니다.

회의 종료 후

자신의 사무실로 돌아오면 명함에 만난 날짜를 적고 인상적인 것이 있었다면 메모합니다. 향후 지속적으로 연락을 하는 경우에 인상적이었던 부분이 생각나 원활한 커뮤니케이션에 도움이 됩니다.
바로 연락을 취할 필요가 있는 경우, 명함에서 이름・메일주소・전화번호 등을 메일 시스템 연락처에 등록하여 대비합니다. 당장 거래가 없는 경우에는 정리하여 저장만 해놓습니다. 시간이 흐르고 관련 업무 등으로 연락하게 되는 경우도 있습니다. 그런 경우, 만난 날짜 등을 적어 놓은 것이 도움이 됩니다.
명함은 상대방의 이름 등의 중요한 정보를 얻는 것이므로, 정중하게 취급할 수 있도록 노력하면 점차 명함 교환도 익숙해져 자연스럽게 주고 받을 수 있게 됩니다.

마무리

상대방의 이름을 알고 자신의 이름을 알리는 것은 커뮤니케이션을 위한 첫 걸음입니다. 비즈니스 상의 만남에서 위의 내용을 잘 활용하셨으면 좋겠습니다.