비즈니스 메일의 기본

정보 전달 수단으로 이메일이 일반적으로 쓰이지만, 라인과 인스타그램 등의 짧은 메시지 및 사진 공유에 익숙해져 귀찮고 불편하다는 사람도 있습니다. 기본적인 형식을 이해하고 있으면 걱정할 필요가 없습니다. 다음과 같은 기본 형식에 대해 소개해 드립니다.

비지니스 메일에는 일반적으로 아래와 같은 기본 형식이 있습니다.

(1) 구체적인 타이틀
(2) 상대방 호칭
(3) 간단한 인사와 자기 소개
(4) 내용의 개요
(5) 설명문
(6) 맺음말
(7) 서명

 

위 이미지를 예로 하나씩 확인해 보겠습니다.

(1) 타이틀은 구체적으로 알기 쉽게

제목을 읽으면 메일 내용도 알 수 있도록 합니다. 매일 대량의 메일을 처리하는 분들도 있습니다. “공지” “안내”라는 막연한 제목으로는 내용을 짐작할 수 없으며 우선순위에서 밀리게 될지도 모릅니다. 제목에서 내용을 알 수 있으면 수신자로서는 작업 효율이 올라갑니다.

(2) 수신처의 확인을 위한 호칭

수신처가 어디(혹은 누구)인지 명확히 하기위해서 호칭을 사용합니다. 수신 단체(혹은 사람)의 입장에서는 자신이 “To” 인지 “CC”인지에 따라 메일의 중요도를 체크할 수 있습니다. 또한 있어서는 안되겠지만 잘못 송신한 경우에도 수신자가 바로 확인이 가능합니다. 타사와 메일로 연락하는 경우, 사명 등은 생략하지 않고 기입하도록 합니다.

(3) 자연스럽게 메일 내용과 이어질 수 있는 인사와 자기 소개

SNS에서는 생략하지만 비즈니스 메일에서는 간단한 인사말로 시작합니다. 일반적으로 직접 사람을 만날 때 인사없이 용무를 바로 말하지 않는 것과 마찬가지입니다. “잘 지내시는지요?” “지난 번엔 감사했습니다” 등과 같은 말도 괜찮습니다. 그 다음으로는 자기 소개입니다. 이는 읽는 사람이 용건에 대해 회상할 수 있도록 합니다.

(4) 개요와 결론을 앞부분에 두어 알게 쉽게

해당 메일에 대한 중요 내용을 앞부분에 적습니다. 앞-결론, 뒤-설명으로 기억하세요. 메일 전체를 읽지 않아도 중요한 부분이 정확히 전달됩니다. 장황하게 설명하고 마지막에 결론을 짓는 메일은 인기가 없습니다.

(5) 설명은 단락을 지어 읽기 쉽게

(4)에서 적은 개요에 대한 상세내용을 이어서 기재합니다. 송신 내용이 단순한 경우에는 설명 단락이 없는 경우도 있습니다. 하지만 양질의 설명이 필요한 경우, 가능한 적은 문장으로 단락을 짓는 것이 읽기 쉽습니다.

(6) 맺음말로 다음 스텝으로 이동

메일을 보내고 후속 처리가 필요한 경우나 답장을 의뢰하는 경우, 맺음말에 기재합니다. 그리고 가장 마지막에는 일반적으로 “잘 부탁드립니다” 등을 기재합니다.

(7) 서명은 메일 이외의 연락을 위해

메일의 말미에 이름・전화번호・주소・홈페이지 URL 등을 기재한 부분으로 영어로 “Signature”라고 부릅니다. 수신자가 메일 답장 이외의 방법으로 연락을 하고 싶은 경우나 회사 홈페이지 등을 참조하는 경우에 이용합니다. 메일 설정에서 자동적으로 설정 가능합니다.

어떠셨는지요?
위의 설명과 같이 기본 형식을 따라 작성하면 결례 없는 비즈니스 메일을 작성하실 수 있을 거라 생각합니다. 중요한 것은 “읽은 사람의 입장에서 생각할 것”과 “간결하게 전달할 내용을 정돈했는지”입니다.
기본 형식을 잘 이해하고 비즈니스 메일을 업무에서 활용해 나아갑시다.