대부분의 업무는 혼자서 완성하는 것이 아닌, 복수의 사람들과 연계하여 진행합니다. 업무를 효율적으로 원활하게 진행하기 위해서는 멤버들과 협조하여 움직일 필요가 있습니다. 정보공유를 위해 필요한 커뮤니케이션 패턴은 報告・連絡・相談(보고・연락・상담)입니다. 이는 줄임말로 「ホウレンソウ(호렌소)」라고 합니다.
목록
보고는 재촉 당하기 전에
담당한 업무의 진척상황을 알리는 것이 보고의 기본입니다.
IT 툴이 보급된 현대사회에서는 직접 보고하는 것보다 성과물을 파일로 지정된 장소에 보관하거나 메일로 연락, 또는 채팅 등으로 더욱 간단하게 보고하는 경우가 많아졌습니다. 직장과 직종에 따른 보고 방식이 있으므로 그에 따르도록 합시다.
단시간에 끝나지 않는 작업의 경우 중간 경과를 전하는 것이 중요합니다. 지연으로 인해 다음 작업에 영향을 주는 경우가 있기 때문입니다. 예상보다 시간이 더 걸리거나 트러블로 이어질 우려가 있는 경우, 가능한 빨리 보고하여 처리 대책을 검토하거나 스케줄을 조정할 수 있도록 합니다.
툴을 사용한 보고는 대면 보고보다 사실을 객관적으로 전하기 쉽다는 이점이 있습니다. 보고 요청을 받기 전에 미리 보고 하도록 합니다.
또한 보고를 받는 당사자와 만난 경우, 메일이나 툴로 보고를 했다 해도 간단히 구두보고를 합시다. 이는 향후에 상담이 편해질 수 있는 계기가 됩니다.
연락을 하는 것만이 아닌, 확인도 중요
사실을 있는 그대로 전달하는 것을 “연락”한다고 합니다. 전화나 서류를 전달하는 것도 연락에 속합니다.
요즘은 메일 리스트나 사이트 게시판 등을 사용하는 경우가 많아 연락 등의 지시를 받는 경우는 적어졌습니다. IT 업무는 한창 작업이 진행되는 동안에는 연락하는 것보다 연락 받은 내용을 확실하게 파악하는 자세가 중요합니다.
메일이나 사이트 정보는 “관계자가 본다”는 것을 전제로 발언합니다. 회사나 사업 부문의 정보로서 공개된 내용은 꼼꼼히 읽고 내용을 파악해 둡시다.
상담을 꺼리지 않도록
일을 하는데 있어서 고민이나 곤란한 일이 있다면 주위 사람에게 상담하고 싶을 것입니다.
이때 일상에서 조금이라도 대화를 했다면 서로에 대해 알고 있기 때문에 상담하기가 쉬워집니다.
상대가 바쁘거나 떨어져 있어 직접 상담 못하는 경우에는 메일이나 툴을 이용합시다. 이때 우선은 고민이나 곤란한 일을 단도직입적으로 먼저 말합니다.
자신이 실행한 방법(혹은 실행하려 하는 방법)이나 문제점을 시간 순서대로 설명합니다. 설명하는 것 만으로 자신의 문제점이 정리될 수 있습니다. 주변 사람이나 다른 입장에 있으면 생각치도 못한 대처 방법을 발견할 수도 있습니다. 자신이 대처 방법을 검토하지 않고 무작정 상담하는 것은 일에 대한 책임감이 없다고 생각할 수 있지만, 생각해봐도 스스로 개선할 수 없다고 판단된다면 바로 상담하도록 합시다.
마무리
「ホウレンソウ(호렌소)」를 귀찮아 하는 사람이 많지만 복수의 사람과 일하는 경우 정보 공유는 필수입니다. IT 툴을 잘 활용하여 자신에 대해 상대방과 공유하며 상대를 이해하는 프로세스라고 생각하여 임하도록 합니다.